Alle sprechen heute von Digitalisierung. Dabei spielt die Digitalisierung existenter analoger oder teil-analoger Prozesse eine bedeutende Rolle, um Medienbrüche zu vermeiden, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Prozessergebnisse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Klingt alles gut – aber wie schaffe ich das? Und wie merke ich, dass ich Bedarf habe, meine Prozesse zu digitalisieren?
Sollten Sie mindestens eine der folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten, ist das ein Indiz dafür, dass Prozessdigitalisierung auch Ihrem Unternehmen helfen kann:
>> In ihrem Unternehmen existieren zahlreiche unterschiedliche Datenquellen und Systeme; diese sind aber nicht miteinander verbunden?
>> Ihre Mitarbeiter müssen Datenim- und -exports manuell anstoßen, Daten von einem System in ein anderes kopieren und diese Daten im Zweifel zuvor noch transformieren, um sie einlesbar zu machen?
>> Anträge, Dokumente o.ä. müssen erst eingescannt werden, um weiter damit arbeiten zu können oder in Formularen enthaltene Informationen müssen manuell in eigene Systeme oder Datenbanken geschrieben werden?
Diese Beispiele zeigen Ineffizienzen auf, die insbesondere durch eine mangelnde Vernetzung im Einsatz befindlicher Systeme oder das Eingreifen von Menschen in eigentlich logisch-betrieblich zusammenhängende Prozesse notwendig machen. Die dadurch entstehenden Schnittstellen bedeuten nicht nur zeitliche Verzögerungen, sondern stellen auch immer mögliche Fehlerquellen dar und bieten potentielle Ansatzpunkte für Datenschutzverletzungen.
Was ist Prozessdigitalisierung?
Im Rahmen der Prozessdigitalisierung werden analoge Arbeitsweisen mithilfe digitaler Technologien automatisiert. Vor allem regelmäßig wiederkehrende, mehrschritte Prozesse lassen sich auf diese Weise vollständig automatisiert abbilden, sodass knappe menschliche Kapazitäten und Schnittstellen anders genutzt werden können.
Wie läuft Prozessdigitalisierung ab?
Auch wenn Prozessdigitalisierung analoge Prozesse in digitale Workflows überführt, ist es sinnvoll, zunächst die zu digitalisierenden Prozesse aufzunehmen und zu analysieren. Häufig haben sich durch gewachsene Strukturen und menschliche Verhaltensmuster Ineffizienzen eingeschlichen – und die Digitalisierung ineffizienter analoger Prozesse erzeugt nur ineffiziente digitale Prozesse. Deshalb ist es wichtig, ein analytisches Vorgehen zu wählen und nicht blind alle bestehenden Prozesse digitalisieren bzw. automatisieren zu wollen:
>> Aufnahme aller Prozesse, die zur Debatte stehen, digitalisiert zu werden. Außerdem Prüfung der Prozesse auf mögliche Ineffizienzen und Arbeit an deren Eliminierung
>> Prüfung der aufgenommenen Prozesse daraufhin, wo sich eine Digitalisierung am meisten lohnt. Anhaltspunkte hierfür können ein hoher derzeitiger Personalaufwand, eine Vielzahl an Medienbrüchen, lange durchschnittliche Durchlaufzeiten o.ä. sein
>> Priorisierung der geprüften Prozesse anhand einer positiven Kosten-Nutzen-Bewertung, d.h. Erstellung einer Liste von Prozessen, bei denen sich der Digitalisierungsaufwand am meisten lohnt
>> Auswahl der passenden IT-/Tool-Unterstützung:, mithilfe derer die Digitalisierung umgesetzt und die zukünftigen Prozesse unterstützt werden. Bei der Auswahl gilt es zu berücksichtigen, welche Anforderungen hinsichtlich Systemschnittstellen, Speicher, Administration usw. bestehen. Beim Vergleich möglicher Software-Lösungen bietet sich ein Vergleich von Soll-/Kann- und Musskriterien an; unter Umständen sind Kompromisse hinsichtlich des Leistungsumfangs möglich.
>> Implementierung der Lösung und Abbildung der Prozesse in digitale Prozesse und Workflows bei gleichzeitigem Sicherstellen einer lückenlosen und nachvollziehbaren Dokumentation
>> Schulung der eigenen Mitarbeiter und gegebenenfalls unternehmensexterner Nutzergruppen; begleitet durch Kommunikation, was sich (für wen) in der zukünftigen Prozessgestaltung ändern wird
>> Regelmäßige Prüfung auf Aktualität der Prozesse und Sicherstellung der Aktualität von Software, Konformität mit Datenschutzbestimmungen, usw.
Was muss beachtet werden?
So gut und vorteilhaft sich Prozessdigitalisierung anhört; ein Selbstläufer ist ein derartiges Vorhaben nicht. Insbesondere menschlicher Widerstand gegen Veränderungen kann ein Problem darstellen, dem man vor allem mit intensiver, transparenter und proaktiver Kommunikation sowie Involvierung der betroffenen Stakeholdergruppen entgegentreten kann. Zudem gilt zu beachten, dass der menschliche Faktor auch aus einigen digital unterstützten Prozessen nicht vollständig eliminiert werden sollte: Im Kundenkontakt oder bei Qualitätskontrollen kann die Involvierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern trotz vollständigen Digitalisierungspotentials nach wie vor vorteilhaft und gewünscht sein. Auch geht Digitalisierung mit der Garantierung hoher Sicherheitsstandards entlang der gesamten digitalen Prozesskette einher: Datenschutzbestimmungen, IT-Sicherheit, Zugriffsrechtemanagement und dergleichen müssen stets aktuell gehalten werden, um den Abfluss von Kunden- und Firmendaten sowie Gesetzeskonflikte zu vermeiden.
Nichtsdestotrotz gilt: Nutzen auch Sie die Vorteile der Prozessdigitalisierung!
>> Schnellere Prozessdurchlaufzeiten sorgen für mehr Durchsatz / Output und höhere Kundenzufriedenheit und schafft mehr Kapazitäten
>> Reduktion von menschlichen Schnittstellen und Medienbrüchen reduziert Fehlerquellen und sorgt damit für höhere Prozessqualität
>> Bessere Datenqualität und durchgängige Datenverfügbarkeit kann für bessere Managementunterstützung und somit fundiertere Entscheidungen sorgen
>> Wettbewerbsfähigkeit erhalten durch geringere Kosten, höhere Effizienz, und flexiblere Prozessadaptionen
Wie unterstützen wir Sie dabei?
Von der Fragestellung, ob Prozessdigitalisierung überhaupt für Ihr Unternehmen relevant ist bis hin zur Umsetzung – wir bieten ergebnisoffene, transparente und professionelle Unterstützung aus einer Hand.
Unsere Leistungen umfassen:
>> Ergebnisoffene Beratung
>> Prozessaufnahme und Bewertung
>> Vorschlag von IT-Systemen und Software, die sich gut in die bestehende Unternehmens-IT eingliedern lassen
>> Abbildung der Prozesse in den IT-Lösungen
>> Unterstützung in der Schulung und Kommunikation
